In einem Betrieb mit acht Arbeitsplätzen gibt es keine IT-Abteilung, die einen Systemwechsel über Nacht ausrollt. Es gibt einen Inhaber, einen halbwegs technikaffinen Mitarbeiter und die Erwartung, dass am Montag alles läuft. Genau deshalb scheitern solche Umstellungen selten an der Technik und regelmäßig an fehlender Vorbereitung.
Der Ablauf lässt sich so aufteilen, dass an keinem Tag der Betrieb stillsteht. Nötig sind dafür drei Wochen Vorlauf und die Bereitschaft, mit einem einzigen Gerät anzufangen statt mit allen gleichzeitig.
Zuerst die Bestandsaufnahme
Bevor irgendetwas installiert wird, entsteht eine Liste. Sie umfasst jeden Rechner mit Baujahr, Prozessor, Arbeitsspeicher und Datenträger sowie die darauf installierten Fachanwendungen. Bei acht Geräten dauert das eine Stunde und verhindert, dass mitten in der Umstellung ein Gerät auffällt, das die Anforderungen nicht erfüllt.
- Prozessor, Arbeitsspeicher und freier Speicherplatz je Gerät
- Ob im UEFI ein TPM in Version 2.0 vorhanden und aktiviert ist
- Ob Secure Boot verfügbar ist und ob das System im UEFI-Modus statt im Kompatibilitätsmodus startet
- Alle Fachanwendungen mit Version und Hersteller, insbesondere Branchen- und Buchhaltungssoftware
- Angeschlossene Peripherie, vor allem ältere Drucker, Scanner und Kassensysteme
Der dritte Punkt ist die häufigste Stolperstelle. Viele Geräte aus den Jahren um 2018 haben ein TPM, es ist im UEFI aber ab Werk deaktiviert oder unter einer Herstellerbezeichnung versteckt. Ein Blick in die Firmware macht aus einem vermeintlich untauglichen Rechner in zwei Minuten ein taugliches Gerät.
Die Lizenzfrage vorab klären
Parallel zur Bestandsaufnahme gehört geklärt, welche Ausgabe des Systems gebraucht wird. Wer Windows 11 Pro günstig beschaffen möchte, sollte zuvor prüfen, ob die Zusatzfunktionen tatsächlich gebraucht werden. Ausschlaggebend sind meist die Laufwerksverschlüsselung, der Fernzugriff auf den eigenen Arbeitsplatz und die zentrale Verwaltung über Richtlinien. Händler wie lizenzguru unterscheiden dabei zwischen Vollversionen und an Hardware gebundenen Ausgaben, was bei einem späteren Gerätetausch den Unterschied macht.
Steht ein Gerät kurz vor dem Austausch, kann es sinnvoll sein, es zunächst weiterlaufen zu lassen. Eine Übersicht dazu, wie sich Windows 10 weiter nutzen und legal aktivieren lässt, ordnet die Möglichkeiten samt der Frage nach Sicherheitsaktualisierungen ein. Als Dauerlösung taugt das nicht, als Überbrückung für zwei oder drei Geräte bis zur nächsten Investitionsrunde dagegen sehr wohl.
Das Testgerät entscheidet
Umgestellt wird zuerst ein einziger Rechner, und zwar der eines Mitarbeiters, der alle betriebsüblichen Anwendungen nutzt. Dieses Gerät läuft eine volle Woche im Produktivbetrieb, bevor ein zweites folgt. In dieser Woche zeigen sich die Probleme, die keine Kompatibilitätsliste vorhersagt, etwa ein Etikettendrucker ohne aktuellen Treiber oder eine Branchenanwendung, die eine veraltete Laufzeitumgebung erwartet.
Vor dem Testlauf entsteht ein vollständiges Abbild der bisherigen Installation. Damit lässt sich der Zustand binnen einer halben Stunde wiederherstellen, falls etwas grundlegend hakt. Ein Upgrade an Ort und Stelle erlaubt zwar für einige Tage die Rückkehr zur alten Version, diese Funktion ist aber unzuverlässig, sobald zwischenzeitlich größere Aktualisierungen eingespielt wurden.
Upgrade oder Neuinstallation
Bei Geräten, die seit Jahren laufen, führt die Neuinstallation regelmäßig zum besseren Ergebnis. Sie entfernt Treiberreste, veraltete Autostart-Einträge und angesammelte Konfigurationen, die ein Upgrade unverändert mitnimmt. Der Mehraufwand liegt bei etwa einer Stunde je Gerät und rechnet sich über die folgenden Jahre.
Das Upgrade an Ort und Stelle ist die richtige Wahl, wenn viele individuell konfigurierte Anwendungen im Einsatz sind und deren Neueinrichtung mehr Zeit kosten würde als der Gewinn durch ein sauberes System. Diese Abwägung fällt je Arbeitsplatz unterschiedlich aus und sollte nicht pauschal für den ganzen Betrieb getroffen werden.
Daten und Benutzerprofile übernehmen
Der aufwendigste Teil einer Neuinstallation sind selten die Programme, sondern die verstreuten Daten. Neben den Dokumenten liegen Vorlagen, Signaturen, Autokorrektureinträge, Druckereinstellungen und Browserlesezeichen an Orten, die niemand aus dem Kopf kennt. Eine Checkliste je Arbeitsplatz, einmal beim Testgerät erstellt, spart bei jedem weiteren Rechner eine halbe Stunde.
Besonders leicht übersehen werden lokal gespeicherte Postfächer. Wer mit einem Mailkonto arbeitet, das Nachrichten ausschließlich auf dem Gerät ablegt, verliert bei einer Neuinstallation den gesamten Bestand. Der Wechsel auf ein serverseitiges Konto vor der Umstellung löst das Problem dauerhaft und ist ohnehin die robustere Betriebsart.
Für die Übernahme selbst hat sich ein einfaches Verfahren bewährt. Alle Nutzdaten werden vor der Installation auf ein Netzlaufwerk oder eine externe Platte kopiert, nach der Installation zurückgespielt und erst dann die alte Sicherung freigegeben. Ein direktes Verschieben ohne Zwischenkopie hat schon manchen Betrieb einen Arbeitstag gekostet.
Absicherung nach dem Wechsel
Ein frisch installiertes System ist nicht automatisch abgesichert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik stellt Hilfsmittel zur Umsetzung des IT-Grundschutzes für Windows-Clients bereit, die Konfigurationsempfehlungen für den allgemeinen Client und für Windows-Arbeitsplätze zusammenfassen. Für Kleinbetriebe genügt daraus eine Auswahl, insbesondere die Punkte zu Kontenrechten, Aktualisierungen und Datenträgerverschlüsselung.
Zwei Maßnahmen wirken dabei überproportional. Erstens die Trennung von Alltagskonto und Administratorkonto, weil damit ein erheblicher Teil der Schadsoftware ins Leere läuft. Zweitens die Verschlüsselung der Datenträger bei allen mobilen Geräten, denn ein verlorenes Notebook mit unverschlüsselter Kundenkartei ist ein meldepflichtiger Vorfall.
Für die Grundkonfiguration nach der Installation lohnt eine feste Reihenfolge. Eine Zusammenstellung der wichtigen Einstellungen nach der Installation führt von den Datenschutzoptionen über die Aktualisierungseinstellungen bis zur Einrichtung des Virenschutzes. Wer diese Liste einmal für den eigenen Betrieb anpasst, hat für jedes weitere Gerät eine belastbare Vorlage.
Ein Zeitplan über drei Wochen
In der ersten Woche entstehen Bestandsaufnahme, Lizenzbeschaffung und die Sicherung aller Geräte. In der zweiten läuft das Testgerät im Produktivbetrieb, und die dabei gefundenen Probleme werden dokumentiert. In der dritten folgen die übrigen Arbeitsplätze in Gruppen von zwei bis drei Geräten, jeweils an einem Nachmittag.
Wichtig ist ein fester Rückfallpunkt. Solange die Abbilder der alten Installationen vorliegen und die alten Datenträger nicht überschrieben wurden, ist jeder Schritt umkehrbar. Diese Sicherheit kostet lediglich eine externe Festplatte und nimmt dem gesamten Vorhaben den Druck, weil ein misslungener Nachmittag den Betrieb am nächsten Morgen nicht aufhält. Freigegeben werden die Sicherungen erst, wenn alle Arbeitsplätze zwei Wochen störungsfrei gelaufen sind.
